Sistemas ERP

LE PUEDE OCURRIR A USTED

El gerente de una empresa cita a una reunión en la cual se discutirá la viabilidad técnica y financiera de un proyecto de modernización tecnológica, el cual contempla entre otros componentes, la adquisición de un software ERP, que tiene características funcionales relacionadas con Business Intelligence, CRM y Balance Score Card.

Están citados a la reunión además del Contador, el gerente de marketing y ventas, el jefe de compras, el jefe de producción y por supuesto el ingeniero de sistemas de la compañía.

Los invitados son muy buenos en el desempeño de sus funciones y el cumplimiento de los objetivos trazados para el área a su cargo, sin embargo, carecen de una visión global de la compañía, razón por la cual la opinión del Contador es considerada por el gerente como fundamental al momento de tomar la decisión.

La situación actual de la compañía en sistemas de información es limitada, utiliza un software para la administración de inventarios, cartera y cuentas por pagar, de otro lado, para el procesamiento de la contabilidad utiliza un software independiente, del cual extraen los reportes financieros y los libros de contabilidad obligatorios.

La importancia de la opinión del Contador para el gerente de la compañía responde a experiencias previas que ha obtenido en proyectos similares en empresas para las que trabajó, tanto él como el Contador son nuevos en la compañía, han pasado cuatro semanas desde su vinculación, y no se conocían con anterioridad.

El gerente le ha expresado al Contador que percibe poca comunicación y colaboración entre las distintas áreas de la compañía.

La reunión se realizará tres días después de citada, los proveedores del software harán una presentación del producto, resolverán las preguntas que les formulen y luego se retirarán, se estima que esta primera parte tomará toda la mañana; después del almuerzo se reiniciará, en la tarde debe tomarse la decisión.

USTED es el Contador de esta compañía.

¿Está preparado para satisfacer las expectativas del gerente?

¿Sabe que es un ERP?

¿Entiende a que se refiere cuando se habla de características funcionales relacionadas con Business Intelligence, CRM y Balance Score Card?

Si las respuestas a estas preguntas son negativas, seguramente la decisión que tome la compañía se soportará en las opiniones de los otros invitados a la reunión y la confianza del gerente en el Contador se verá deteriorada.

Si éste caso hipotético te ha puesto a pensar, sigue visitando Quipus, hemos preparado un itinerario para que no te sorprendan con términos sofisticados que hacen referencia a aspectos que tal vez conoces con otros nombres, empezamos hoy con el primero:


ERP - Enterprise Resource Planning

Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Solo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimización de los procesos empresariales.
Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes).
Reducción de tiempos y de los costes de los procesos (mediante procesos de reingeniería).

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables

Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

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